Werk je graag in een team, heeft Outlook geen geheimen voor jou en heb je het regelen goed in de vingers? Kom bij het team Bestuurs- en Managementondersteuning als Managementassistent voor een tijdelijke klus.

Managementassistent

20 uur

Wat ga je doen?

Managementassistent, de steun en toeverlaat
Als Managementassistent ben je met je vier collega's de secretariële steun en toeverlaat van de zes domeinmanagers van HLTsamen: je beheert hun agenda's en mailbox en behandelt inkomende telefoontjes. Je organiseert vergaderingen, bereidt deze voor en verzorgt de afhandeling. Daarnaast bied je secretariële ondersteuning aan de teammanagers door het organiseren van bijeenkomsten, het plannen van grote vergaderingen en het maken van complexe afspraken. We zijn op zoek naar een collega die met een positieve drive zijn/haar ervaring wil inzetten voor het team en HLTsamen.

Betrouwbaar & flexibel
De managers en je collega's kunnen op jou vertrouwen. Jij bent nauwkeurig als het gaat om verwerking van informatie en je let altijd op de kwaliteit. Daarbij ben je proactief en kun je goed prioriteiten stellen. Je communiceert en overlegt goed met collega’s en je bent flexibel. Je bent een echte teamspeler in die zin, dat je ook verder denkt dan je eigen werkzaamheden.

Interesse?

  • 20 uur per week
  • Werkdagen maandag, donderdag en vrijdagochtend
  • Salaris van maximaal € 1.658,89 per maand (loonpeil 1-1-2018)
  • Tijdelijk, tot eind 2019

Wat wij jou bieden

  • MBO werk- en denkniveau
  • Enkele jaren aantoonbare en relevante werkervaring
  • Goed mondeling én schriftelijk kunnen communiceren
  • Goede kennis van de Office programma’s Outlook, Word en Excel
  • Stressbestendig en accuraat
  • Dienstverlenend en servicegericht
  • Zelfstandig en teamgericht
  • Integer en zorgvuldig met vertrouwelijke informatie kunnen omgaan


Een dag als managementassistent
Je komt binnen in het gemeentehuis van Hillegom waar je ‘teamvlek’ zit. Je haalt een kop koffie, begroet je collega's en sluit je laptop aan. Je leest de e-mails in de gezamenlijke mailbox en bereidt je voor op de dagstart met je collega's. Bij de dagstart verdelen we de taken die vandaag opgepakt moeten worden voor de zes domeinmanagers van HLTsamen. De domeinmanagers zitten verspreid over vier locaties en je collega's werken veelal parttime op verschillende dagen. Nauwkeurig afstemmen is belangrijk! Na de dagstart stort je je op de dingen die vandaag afgehandeld moeten worden: er is een Portefeuillehoudersoverleg met een wethouder waarvoor de agenda en bijbehorende vergaderstukken moeten worden verstuurd naar alle deelnemers en er moet een bijeenkomst worden georganiseerd voor de collega's van team Facilitair. Zorg je er meteen voor dat er lekkere broodjes tussen de middag zijn? Een domeinmanager vraagt of er een afsprakenreeks kan worden ingepland met een beleidsmedewerker en een andere manager is plotseling ziek geworden: "wil je al mijn afspraken voor vandaag verzetten?". Gelukkig ken je alle ins en outs van Outlook, maar tussen de volgeplande agenda's van medewerkers nog een gaatje vinden is een uitdaging. Het geeft altijd een kick als je het dan toch voor elkaar krijgt! De ochtend is zo voorbij. 's Middags heb je gelukkig tijd om de mailbox van een domeinmanager door te nemen. Alle mail waaruit acties voortkomen die je alvast kunt oppakken, filter je eruit. Als je de domeinmanager belt om haar agenda door te nemen, wijs je haar direct op een aantal e-mails waar ze op moet reageren. Dan heb je even tijd om e-mails af te handelen. Tussendoor gebeurt er nog van alles. Een telefoontje van een boze inwoner die NU met de domeinmanager wil worden doorverbonden is voor jou geen probleem. Je krijgt hem weer rustig en brengt hem in contact met een medewerker die zijn probleem kan oplossen. Bij team Beheer start over twee weken een nieuwe medewerker. Snel voer je alle gegevens in via Topdesk, zodat ze op haar eerste dag meteen aan de slag kan en haar laptop op de juiste locatie klaar staat. Nog even een boeket bloemen bestellen voor de teammanager die volgende week een jubilerende medewerker heeft en dan zit het erop voor vandaag. Het was weer een nuttige dag. Jij gaat voldaan naar huis.

Over het team Bestuurs- en Managementondersteuning
Ons team bestaat uit 20 medewerkers: bestuursondersteuners, directieondersteuners, OR-ondersteuners en managementondersteuners. Marlies der Weduwen stuurt ons aan. We werken verdeeld over drie locaties. De managementassistenten werken vanaf een centrale locatie in Hillegom. Bij ons allemaal zit het leveren van een goede dienstverlening in het bloed. Onze klanten kunnen op ons bouwen. Kwaliteit leveren staat bij ons voorop. We voelen ons heel betrokken bij ons werk, bij elkaar en bij onze klanten.

Over HLTsamen
Met 470 medewerkers vormen wij HLTsamen. Wij zijn de ambtelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. We adviseren bestuurders van de gemeenten én voeren de gemaakte keuzes uit. Omdat we voor drie gemeenten werken, bundelen we kennis en menskracht. Zo helpen we de ruim 80.000 inwoners van onze gemeenten vooruit. De werkorganisatie bestaat vanaf 1 januari 2017. We zijn nog volop in ontwikkeling. Dus mooie kansen voor jou én ons om écht het verschil te maken.

 

Ja! Ik wil deze baan

Reageer dan voor 29 mei 2019 via Werken in het Westen. Wil je toch eerst wat meer informatie? Bel dan met Marlies der Weduwen via 0252-433 117 of mail naar m.derweduwen@hltsamen.nl.il.

Wij zijn benieuwd naar jou!

Ga naar het begin