Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 10-08-2026.

Deze privacyverklaring is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het kader van sollicitatieprocedures via de vacaturesite werkenbijhltsamen.nl. HLTsamen verzamelt en verwerkt persoonsgegevens van sollicitanten conform de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en andere toepasselijke privacywetgeving. Lees deze specifieke privacyverklaring in aanvulling en in samenhang met de algemene privacyverklaring van HLTsamen, Hillegom, Lisse en Teylingen.

Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

HLTsamen is de gemeenschappelijke werkorganisatie van de gemeenten Hillegom, Lisse en Teylingen. Voor de verwerking van persoonsgegevens in het kader van werving en selectie is HLTsamen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijk.

HLTsamen houdt zich aan de NVP Sollicitatiecode. Deze gedragscode bevat basisregels voor een zorgvuldige, transparante en eerlijke behandeling van kandidaten tijdens de gehele sollicitatieprocedure. Zo biedt de gedragscode houvast voor zowel sollicitanten als de organisatie. Meer informatie over de NVP Sollicitatiecode is te raadplegen via de website Sollicitatiecode.

Waarom verwerkt HLTsamen uw persoonsgegevens?

  • HLTsamen verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
  • het beoordelen of u geschikt bent voor de functie waarop u heeft gesolliciteerd;
  • het voeren van sollicitatiegesprekken en het uitvoeren van eventuele assessments of capaciteitentesten;
  • het uitvoeren van een screening (controle diploma’s, referentencheck, VOG-aanvraag, en indien van toepassing een medische keuring of psychologisch onderzoek);
  • het voorbereiden van uw indiensttreding en het opstellen van de arbeidsovereenkomst.

HLTsamen verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend voor de doeleinden die in deze privacyverklaring zijn beschreven. Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor commerciële doeleinden

Welke persoonsgegevens verwerkt HLTsamen?

Afhankelijk van de fase van de sollicitatieprocedure verwerkt HLTsamen de volgende persoonsgegevens:

  • Bij uw sollicitatie:
    • voor- en achternaam
    • telefoonnummer
    • e-mailadres
    • curriculum vitae (cv)
    • sollicitatiebrief
  • Tijdens de selectieprocedure
    • gegevens die u verstrekt tijdens het sollicitatiegesprek
    • aantekeningen van de leden van de selectiecommissie
  • Bij screening (indien van toepassing)
    • diploma’s en getuigschriften
    • referenties
    • Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG): resultaten van een assessment, capaciteitstest, medische keuring (aanstellingskeuring) of psychologisch onderzoek. Als hiervan sprake is, informeert HLTsamen u vooraf over de procedure en vraagt zij u om toestemming voor de verwerking van deze persoonsgegevens.
  • Bij voorbereiding indiensttreding
    • burgerservicenummer (BSN)
    • bankgegevens
    • kopie identiteitsbewijs

Waarom mag HLTsamen uw gegevens verwerken?

Wij verwerken uw persoonsgegevens op basis van de volgende grondslagen:

  • gerechtvaardigd belang: HLTsamen mag als (toekomstig) werkgever uw persoonsgegevens verwerken om een zorgvuldige selectie van geschikte kandidaten te maken. Als u wordt geselecteerd voor de functie, kunnen deze gegevens ook worden gebruikt voor de verdere voorbereiding van de indiensttreding, zoals het opstellen van de arbeidsovereenkomst.
  • uitvoering van een wettelijke verplichting: HLTsamen verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de indiensttreding en het voeren van een personeels- en salarisadministratie.
  • toestemming: voor bepaalde verwerkingen vraagt HLTsamen expliciet vooraf uw toestemming. Als dat het geval is, informeren wij u daarover. U kunt uw toestemming altijd weer intrekken.

Met wie worden uw gegevens gedeeld?

HLTsamen deelt uw persoonsgegevens alleen met andere partijen wanneer dat noodzakelijk is voor de sollicitatieprocedure, of wanneer HLTsamen daartoe wettelijk verplicht is. HLTsamen deelt uw persoonsgegevens niet zonder uw toestemming. Uw persoonsgegevens kunnen worden gedeeld met de volgende ontvangers:

  • Uitzendbureaus: indien u via een uitzendbureau solliciteert waarmee HLTsamen een raamovereenkomst heeft (Randstad).
  • Screeningdienstverleners: voor het uitvoeren van de VOG-aanvraag (Dienst Justis) en, indien van toepassing, de aanstellingskeuring of psychologisch onderzoek.

Met alle partijen die namens HLTsamen persoonsgegevens verwerken, heeft HLTsamen een verwerkersovereenkomst gesloten waarin schriftelijke afspraken zijn gemaakt over de verwerking, beveiliging en geheimhouding van uw persoonsgegevens

Worden uw gegevens buiten de EER verwerkt?

De persoonsgegevens worden niet buiten de Europese Economische Ruimte (EER) verwerkt.

Hoe lang bewaart HLTsamen uw gegevens?

HLTsamen bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. De bewaartermijnen zijn als volgt:

Geautomatiseerde besluiten

HLTsamen neemt geen automatische beslissingen die betrekking hebben op sollicitanten.

Beveiliging

HLTsamen neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging met persoonsgegevens tegen te gaan. Deze maatregelen zijn conform de geldende beveiligingsnormen (Baseline Informatiebeveiliging Overheid, BIO). Deze maatregelen omvatten onder andere:

  • versleuteling persoonsgegevens;
  • toegangscontroles tot systemen;
  • beperking van toegang tot persoonsgegevens tot medewerkers die betrokken zijn bij de sollicitatieprocedure;
  • geheimhoudingsplicht voor alle medewerkers.

Wat zijn uw rechten?

Op grond van de privacywetgeving heeft u het recht om uw persoonsgegevens in te zien, aan te vullen, te corrigeren, over te dragen of te laten verwijderen. U kunt HLTsamen ook verzoeken om persoonsgegevens niet meer te verwerken. Daarnaast kunt u ook verzoeken om het gebruik van uw gegevens te verminderen. Als laatste kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, kunt deze altijd intrekken.

Wilt u weten welke gegevens HLTsamen van u heeft? Dit kunt u bij HLTsamen opvragen. U kunt uw verzoek online of per brief indienen. Geef in uw verzoek aan welke wijzigingen u wilt en wat de reden hiervan is. HLTsamen reageert binnen één maand op uw verzoek. Indien nodig kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. HLTsamen informeert u binnen één maand na ontvangst van het verzoek over een eventuele verlenging en de reden daarvan.

Let op: het is belangrijk dat u zich kunt legitimeren en kunt aantonen dat de gegevens van u zijn.

Meer informatie over het uitoefenen van deze rechten en het indienen van een klacht, kunt u vinden in de algemene privacyverklaringen van HLTsamen.

Indienen AVG-verzoek

Voor het (online) indienen van het AVG-verzoek verwijzen wij u naar de organisatie waar u heeft gesolliciteerd:

Functionaris gegevensbescherming (FG)

HLTsamen heeft een functionaris gegevensbescherming (FG) aangesteld. De FG houdt onafhankelijk toezicht op de naleving van de privacywetgeving door HLTsamen. De FG controleert of HLTsamen netjes omgaat met persoonsgegevens. Persoonsgegevens mogen bijvoorbeeld alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor zij verstrekt zijn. Dat houdt de FG in de gaten. De FG van HLTsamen is aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). U kunt contact opnemen met de FG via het algemene nummer 14 0252 of via het emailadres fg@hltsamen.nl.

Klacht indienen

Bent u niet tevreden over de manier waarop HLTsamen met uw persoonsgegevens omgaat? Dan kunt u een klacht indienen bij HLTsamen via het algemene telefoonnummer 14 0252 of het contactformulier van HLTsamen. Daarnaast kunt u terecht bij de AP. De AP is de nationale toezichthouder ter bescherming van uw persoonsgegevens.

Contact

Heeft u vragen over het gebruik van uw persoonsgegevens, of over uw rechten? Dan kunt u contact opnemen met onze FG via het algemene nummer 14 0252 of via het emailadres fg@hltsamen.nl.

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Dan kunt u hierover contact opnemen met recruitment. Stuur recruitment een mailtje via recruiter@hltsamen.nl. Zij nemen dan zo spoedig mogelijk contact met u op.

Meer informatie

Voor meer informatie over privacy en gegevensbescherming kunt u de website van de Autoriteit Persoonsgegevens raadplegen.

Wijziging Privacyverklaring

Deze privacyverklaring is de meest actuele bijgewerkte versie. Wijzigingen treden in werking vanaf het moment dat ze op deze pagina gepubliceerd zijn. Het is raadzaam om regelmatig de algemene en deze specifieke privacyverklaring over het verwerken van persoonsgegevens door HLTsamen te raadplegen. Bovenaan deze pagina staat aangegeven wanneer deze privacyverklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Direct naar